バーチャル総会においてユニークURL方式が最適な理由

バーチャル総会において弊社では株主一人一人に異なるURL（ユニークURL）を発行するシステムを採用しています。

【ID・Pass ではなくユニークURLを使用する理由】
システム側からはオンラインで視聴参加する予定の株主一人一人に異なるURL（ユニークURL）を発行することができます。

ユニークURLは乱数によって生成され、連番などで推測されない文字列を使うため個別のパスワードを兼ねたセキュリティーシステムです。

パスワードの使用に関しては、今までの総会配信において株主がパスワードを忘れたり、誤って記入したりするトラブルが少なからず発生し、株主も不満が溜まり、総会主催側もその対応にリソースを割くことが大きな負担になるという事例が報告されていますので、クリックするだけで閲覧できるユニークURLの運用が一番最適と考えております。

【共通の１つのURLを発行する方法と注意点】
弊社の配信では、このユニークURLで視聴ページへのアクセス権を人数分配布する方法と、もう一つは視聴ページを一つだけ（共通URL）で発行して、それを総会主宰者側で用意されているID及びパスワード認証のかかった株主専用ページ内にタグで動画画面を埋め込んで視聴していただくという方法も考えられます。
この場合は、弊社は視聴用URLを一つだけ発行しますのでその先は、総会主宰者側で自由に扱っていただきます。

ただし、この場合視聴ログを取る際に、誰がどれだけ視聴したか？というログは取れません。（しかし、総会主宰者側にも負担の少ない手法です）
一人に一つのユニークURLを使用した場合は、アクセスしたユニークURLの持ち主毎のログを取ることが出来る様になります。

【ユニークURL配布までのフロー】
ユニークURLを発行した先の作業ですが、弊社ではクライアントの株主様の個人情報（メールアドレスなど）をお預かりしない基本方針です。

その部分は、総会の主宰者か案内状を発行されている（株主個人情報を扱う）パートナー企業さまにお任せします。
ですので、弊社からは5,000人パックお申し込みのクライアント様には5000個のユニークURLを発行してお渡し（CSVファイル）するという形式となります。
そこから先の方法は自由にとっていただいて良いのですが、参考までに以下の方法が考えられます。

（１）
招集状送付時に、コロナの影響で総会を縮小して開催するので、株主様は特別な理由が無いかぎり書面もしくは電磁的な方法で決事前に議決権を行使し会場には来ないように呼びかける。その代わりに配信を行うので視聴参加を希望する株主様はこちらからお申し込み下さいと視聴申し込みページのリンクをQRコードを添えて記載する。（実際の文章は総会主宰者側でそれぞれの事情に合わせて作成して下さい）
（２）
視聴参加申し込みページには申し込みフォームを用意して、株主のメアド（ID）と必要であれば名前などの情報を入力していただく。
（３）
フォームのシステムから自動的に（事前に弊社から配布された）ユニークURLを割り当てて返信する。（その際に株主IDと配布するユニークURLが紐付けられデータベースに収まる様にする事で、後ほど誰がどのように配信を視聴したかというログを取る事が可能となります）

【視聴する時の接続方法】
（４）
ユニークURLを受け取った株主様は、当日手持ちのデバイスからそのURLに直接アクセスすれば配信に参加できます（HTML5なので特別なアプリなどを入れなくとも標準のブラウザーで視聴できます）パソコン・スマホ・タブレットどれでもOKです。

さらに、一つのユニークURLに同時複数のアクセスができない仕様ですので、配布したURLがコピーされて拡散したとしても視聴できるのは1名に限られますし、オリジナルのURLの提供を受けた株主様は特定できますので不正な視聴は非常に行いにくくなります。

（５）
当日リアルタイムで参加できなかった株主様も後日オンデマンドで視聴できる（当日の配信のみでアーカイブは視聴できなくすることも選択可能）


（６）視聴ログは配信の終了後集計されてCSVファイルにて総会主宰者に提供されます。