株主総会に、ライブ配信を導入をお考えの皆様へ。今回は実際にアテインで採用している「専用プラットフォーム」のご説明をいたします。
※このセミナーは4/24にライブ配信されたものを文字に起こしたものです。
動画でご視聴の方はこちらから御覧ください。
https://youtu.be/kAZqZlISpZ0
▶ 第一回セミナー「バーチャル株主総会と導入スケジュール」（リンク）
今回は、実際に弊社のサービスで使用する、株主総会用の配信プラットフォームをご紹介します。
第一回の講義で多くいただいたご質問、「株主からの申し込みがあったあと、ユニークURL 配布までのフローをもう少し詳しく説明してほしい」に回答いたします。
・ユニークURL配布のワークフロー
緊急事態宣言下の感染症予防対策としてのオンライン株主総会の急な需要に対応するため、今回は「参加型」つまり、オンラインで視聴されている株主様は議決権を事前行使した上で視聴されている前提でご説明します。
①【アテイン】ユニークURL発行
まず、当システムから、株主総会主宰者様には予測されるオンライン参加人数分のユニークURLを発行し、CSV形式のファイルにて納品いたします。
②【お客様】招集通知に視聴申込QRコードを記載
株主総会主宰者様、招集状発行および送付、電磁式議決権行使システムを提供されている協力社さまで、視聴を希望される株主様にこのユニークURLを配布して頂く事になります。
例）招集状にオンラインでの視聴を希望される株主様の「視聴申し込みページ」へのリンクをQRコード等で掲載。
③【株主様】QRを読み取り視聴申込みフォームに記入・申込
視聴申し込みページにて「電子メールアドレス」など株主様固有のIDを入力してお申込みいただく。
④【お客様】フォームから自動的にメール返信
自動的に振り分けられた視聴用のユニークURLが株主様に届く（フォームや自動返信機能等はお客様でご準備ください）
⑤【株主様】メールで届いたURLから総会を視聴
株主様は、当日、届いたユニークURLにアクセスしていただけば、オンライン株主総会を視聴できます。
当システムのユニークURLを使用した限定配信は、視聴を希望される株主様一人一人に異なる乱数を含んだユニークURLを配布することによって、セキュリティレベルの高い限定された視聴環境を実現しています。
パスワード認証よりもセキュリティレベルが高く、なおかつパスワードの入力ミス、パスワードを憶えていないなどのヒューマンエラーがおきない優れた仕組みとなっております。
株主様からのパスワード入力によるトラブルの問い合わせに事務局が総会前の貴重なリソースを割く事無く、総会運営に専念できます。
当システムはHTML5ベースですので、ユニークURLからの視聴はパソコン、スマホ、タブレット等の標準ブラウザーで視聴できますので、より多くの株主様にご参加いただけます。
重複したユニークURLによるアクセスは受け付けないシステムとなっておりますので、株主様よ第三者に漏洩、拡散されても不正視聴がほぼできない仕組みとなっています。
・総会配信用プラットフォームについて
①視聴トップページ
それではつづいて、総会配信用のプラットフォームについて説明をいたします。
申し込み後、株主様は、届いたユニーク URL をクリックして入っていただきます。
開始時間よりも前にクリックすると、このような画面が表示されます。
「現在は視聴時間外です」と表示されます。
その下の文言は変更できますので、
変更したい場合は、予めお知らせください。
開始時間を過ぎてからクリックすると、このような画面が表示されます。
【LIVE視聴】
リアルタイムの時間から閲覧をすることができます。
10:10 に「LIVE視聴」 した場合は、10:10 の総会の様子をご覧いただけます。
【タイムシフト視聴】
ライブ配信が始まった、一番頭から見ることができます。
②配信される映像
基本的には「議長様のバストアップ」の映像と、「スライドやビジュアルなどのアップ」
の切り替えとなります。
つまり、議長の顔と会場のプロジェクターの資料が交互に変わると考えてください。
事業報告などの映像の説明が開始されると、事業報告の映像が流れます。
その切り替えの操作は、会場のスイッチャーのオペレーターが行います。
また、答弁をする役員様の映像に切り替わることもあります。
③資料ダウンロードボタン
こちらにはPDFかパワーポイントのデータをアップロードすることができます。（PDF推奨）
招集通知の PDF 等を登録しておくと良いでしょう。
ダウンロードボタンをクリックすると、資料をダウンロードすることができます。
④質問機能
オペレーター側で質問ボタンを有効にするまでは、コメントできない仕様となって
おります。
画面左下のふきだしボタンが出ますので、押してください。
お名前と質問の内容を書き込むことができます。
質問の内容は、参加者全員に見せることもできますが、株主総会では見せないほうが無難でしょう。
事務局側で質問を閲覧することができます。
なお、お名前の欄にご本人のお名前を書いていなくとも、ユニークURLで視聴者が紐づいておりますので、どなたの質問か事務局側で把握することができます。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも見ることができますが、スマートフォンですと文字が小さく、コメント欄の表示も小さいので、
タブレット、あるいはPCの視聴のほうがよいでしょう。
質疑応答の際に、議長から「ライブ配信をご覧の方は、質問欄に記載してください」
などと ご案内を入れて頂くと良いかもしれません。
⑤模擬総会実演
動画にて実際の総会の流れを実演しています。
【注意】動画は、システムを使用した配信のようすをYouTubeに転載しているため、実際のシステムのUIはご覧いただけませんが、オンラインでの見え方、またオンライン総会用議事シナリオの参考に御覧ください。
※再生ボタンを押すと、模擬総会部分から再生します。
⑥アンケート機能
総会の配信が終わったあとに、アンケートを設定することもできます。
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| アンケート画面 |
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| 回答画面 |
⑦オンライン株主総会の議事シナリオ
今のオンライン模擬総会ですが、議事シナリオに起こしてみました。
もともと広い会場などでカメラ撮影とスイッチャーが入っているようなところでは、
すでにこのような議事シナリオとなっている会社もあると思いますが、
あくまで一例として紹介させていただきます。
「画面の切り替えは会場のスイッチャーが行う」 と申し上げましたが、このように明確に指示を入れることで、スイッチャーのオペレーターとの認識を統一することもできます。
もしこのサンプル議事シナリオのフォーマットが欲しいという方がいらっしゃいましたら、メールにてご連絡いただければワードファイルでお送りいたします。
スピーチプロンプターの併用をおすすめします
両脇のガラスに原稿が投影されますので、議長はお顔をあげてお話することができます。
動画で使用したのは、最新式の、ポールが自動で昇降するタイプのモデルです。
登壇者が入れかわる際や、総会では、質疑の際、下までおろして挙手をしている株主様を見つけやすくすることでご活用いただいております。動画では、あえてプロンプターを画面に入れて模擬総会を行いましたが、
実際はプロンプターの配置間隔をあけたり、カメラをもっと寄りにするなど、カメラの映像に映らないようセッティングできます。
カメラ撮影にて議長はお顔がアップになりますので、議長のお顔が上がっているほうが印象はよいかと思います。
ぜひ、総会ライブ配信と合わせて導入ご検討いただけますと幸いです。
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アテイン株式会社は、
ライブ配信事業を行っています。
〈URL〉http://www.attainj.co.jp/production/livestreaming.html
企業の大規模イベントから、社内向けライブ配信まで、
幅広くお受けしております。
詳しくは、アテインまでお問い合わせください。
info@attainj.co.jp
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